روندهای پرشتاب رقابتی در محیط های ملّی و جهانی،اطلاعات را به شاهرگ حیاتی سازمانها تبدیل کرده و اطلاعات دقیق،مناسب،با کیفیت و بهنگام،مبنای اصلی تصمیم های مدیریتی در سطح استراتژیک،عملیاتی و اجرایی است.سرعت پیشرفت تکنولوژی اطلاعات و امکان بهره مندی از آن در سطوح مختلف،قابلیت دسترسی به اطلاعات را بالا برده و حجم بالایی از اطلاعات را در اختیار کاربران قرار می دهد.در چرخه اطلاعات،داده های لازم و مناسب جمع آوری و پردازش شده و با شکل مطلوب در بین سطوح مختلف کاربران توزیع می شود.سیستم های اطلاعات عملیاتی و مدیریتی به منظور تهیه و توزیع اطلاعات با شکل مطلوب،در زمان مناسب،با کیفیت و دقت،با توجّه به نوع کاربرد و نوع استفاده،طراحی و پیاده سازی می شوند تا از اغتشاش اطلاعاتی جلوگیری بعمل آید.با این مقدمه می خواهیم در این مجال نقش اطلاعات در سیستم کسب و کار جامع را تشریح کنیم و به اهمیت فنّاوری اطلاعاتی که خوب مدیریت شده باشد،برای بقاء وشکوفایی سازمان ها و صنایع مختلف پی ببریم.برای همه مدیران یک نیاز اساسی وجودداردکه تشخیص دهند کارآیی (انجام درست کارها)می تواند خیلی با اثر بخشی (انجام کارهای درست)متفاوت باشد.روند تمرکززدایی اختیارات،ودر همان حال افزایش کامپیوترهای شخصی و مجموعه های نرم افزاری منجر به ایجاد"جزایر بهره وری"گردیده به طوریکه هر قسمت یا مدیر آن قسمت،بهره وری را به تنهایی و جدااز دیگران در سازمان بهبود بخشیده است.امّا سوالی که در ذهن نگارنده مطرح شده،اینست که در نبود یک استراتژی فنّ آوری اطلاعات (IT )چه کسی می داند افراد(پرسنل)، کارآیی و اثربخشی در کار دارند یا خیر؟
نخست واژِۀ اطلاعات و داده را برای روشن شدن موضوع مورد غور و بررسی قرار می دهیم.همانطور که گفته شد؛اطلاعات،رگ حیاتی سازمان یا به عبارتی کسب و کار است.بدون اطلاعات،هیأت مدیره(مغز شرکت)نمی تواند تصمیم کلیدی بگیرد.بدون اطلاعات،قسمتهای خرید،پرسنلی،مالی(دهان،قلب،شش ها)نمی توانند منابع مورد نیاز را برای ادامه حیات سازمان بدست آورند.داده ها ممکن است مجموعه واقعیت منفرد،خام وتصادفی شمرده شوند. لازم است فرف مهمّی بین داده ها و اطلاعات قایل شویم.امروزه داده ها روی انواع وسایل،شامل کاغذ و فیلم و نیز دیسک های نوری و مغناطیسی ضبط می شوند.داده های ضبط شده ممکن است هر گونه فرم سمعی بصری را به خود بگیرد،شامل متن،تصویر(ثابت،متحرک)و صدا.تنها زمانی اطلاعات بدست می آید که داده های مربوط انتخاب،سازماندهی و به طرز مناسبی جمع بندی شوند.اطلاعات مدیریت،مجموعه ای از واقعیت ها است که برای مدیریت می تواند مفید باشد.اطلاعات هر چه دقیق تر باشد بهره وری کل سیستم را افزایش می دهد.برای این منظور سیستم اطلاعاتی مدیریت به روشهای جمع آوری داده ها،ذخیره سازی،پردازش و تولید اطلاعات مدیریتی توجه دارد.در یک شرکت مدرن،اطلاعات به موقع و دقیق برای تصمیم گیری کار آمد و اداره منابع،حیاتی است.بنابراین مشارکت تمام سطوح مدیریت در بهره برداری از امکانان بالقوّه اطلاعات و تبدیل آن به دانش فنّی،ضروری است.
چرخۀ اطلاعات:
بخش عظیمی از جریانهای اطلاعاتی،حاصل سیستم های برنامه ریزی و گزارش دهی مستمر یک شرکت هستند.مدیریت برنامه های دوره ای(معمولاً سالیانه)رابرای دوره آتی برقرار می کند.سپس نتایج عملیات،بازخورد می شوند.آنچنان که لازم است جمع بندی و نسبت به برنامه،مورد سنجش قرار می گیرند.بر پایه عملکرد واقعی در مقابل عملکرد برنامه ریزی شده،از سوی مدیریت هر اقدام اصلاحی که برای تحقق اهداف سازمانی ضروری دانسته شود،اتخاذ می شود.علاوه بر اطلاعات روز مرّه که باید قابل دسترس مدیریت باشد،نظیرگزارش از عدم موجودی در انبار،درخواست های مشتری و...در موقعیت هایی نیز مدیریت به اطلاعات دقیق و به موقع دسترسی ندارد .مثل؛عملکرد ضعیف واحد فروش و...مواردی که به آنها اشاره شد جنبه های استراتژیک سیستم های اطلاعات مدیریت را مورد تأکید قرار می دهد.نگارنده معتقد است اعم شکست های سازمانی در عرصه رقابت کسب وکار،مخصوصاً شرکت های متوسط و کوچک به دلیل ضعف سیستم های اطلاعاتی در سطح عملیاتی (عدم توانایی تشخیص کم شدن فروش،عدم توانایی تشخیص رشد هزینه ها،و یا قصور در پیش بینی ایجاد اختلال در نقدینگی)می باشد.اینجاست کهMIS هر مدیری را از عوامل بحرانی موفقیت(critical success factors )آگاه (به عنوان مثال جریان نقدینگی)واطمینان حاصل می کند که اطلاعات با کیفیت وبه موقع برای اداره کردن همان عوامل در دسترس قرار گرفته است.
هوشمندی شرکت:
هر چندچرخۀ اطلاعات شرکت را زنده نگاه می دارد،ولی در مورد رقابت کردن و رشد کار زیادی را انجام نمی دهد.مجموعۀ گزارش های روزانه،باید اطلاعات مورد نیاز افراد کلیدی و تصمیم گیرنده چه در داخل و چه در خارج از شرکت را پوشش دهد،تا اقدامات کارا و اثر بخش جهت افزایش بهره وری صورت گیرد.پس بایدبازنگری اطلاعات شرکت با تعریفی از شبکه ارتباطی آن،بخش های کلیدی (واحد هاو اشخاص)،سیر اطلاعات بین آنها و روش هایی که برای رساندن اطلاعات به کار برده می شود،آغاز گردد.بندرت دیده می شود که این شبکه های ارتباطی به شکل سازمان یافته برنامه ریزی یا نگهداری شده باشند.می توان خیلی ساده با برداشتن حصارها و نشان دادن کلّیۀ اسنادومسیرهای آن،عدم کارآیی اطلاعات پراکنده را محرز کرد که این مهم نقش مدیریت درست اطلاعات را در ارتقای بهره وری سیستم،نشان می دهد.
حافظۀ شرکت:
هر سازمانی نیاز به ذخیره کردن اطلاعات در مورد مشتریان,عرضه کنندگان،محصولات،فرآیندها و غیره دارد که فوراً قابل دسترس برای تصمیم گیرندگان باشد.در اغلب مواقع این کار هنوز به همان شکل ابتدایی،بایگانی کمدی و کارت های ثبت انجام می شود.خوشبختانه امروزه شاهد آنیم ثبت اطلاعات در سازمانها ،برای جلوگیری از عقب ماندگی،بطور فزاینده ولی آهسته در حال تبدیل شدن به پایگاه داده های الکترونیکی است.سازمانهایی که از یک مدیریت اطلاعات قوی برخوردار باشند بدون شکّ دوران رشد طولانی خواهند داشت.
مدیریت اطلاعات:
همانطور که می دانیم مدیریت اطلاعات عبارتست از:
1-تبدیل اطلاعات(convertion)
2-ذخیره سازی(storage)
3-پردازش اطلاعات(processing)
4-تبادل اطلاعات(communication)
5-تحلیل اطلاعات(analyzing)
برای اینکه در حداقل زمان ممکن و با حداکثر دقّت بتوانیم اطلاعات پیرامون خود را مدیریت کنیم،نیاز به ITیا همان فنّاوری اطلاعات داریم.ITبر گرفته از دو تفکّر 1-وقت شناسی(Punctualism)و2-تفکّر دقّت(Accuracy)است.فناوری اطلاعات در واقع تمامی اشکال فناوری ساخت،ذخیره سازی،تبدیل و بکارگیری اطلاعات در اشکال گوناگون می باشد.ITابزار و مکانیسم تغییر(changing)از(Data)به دانش(knowledge)است.
چرا این دوران عصر اطلاعات لقب گرفت؟
شاید در ذهن خیلی از افراد این سوال پیش آمده که چرا ITدر این دوران تا این اندازه حساس و پر اهمّیت جلوه نموده است؟
به نظر نگارنده، علت اصلی این رخداد این است که دامنه انتخاب در ابعاد مختلف زندگی توسعه پیدا نموده است و از آنجا که لازمۀ هر انتخاب شناخت و آگاهی است،نیاز بشریت به اطلاعات افزایش محسوسی یافته است.حاصل این رخداد توسعۀ منابع تولید کنندۀ اطلاعات ودر نتیجه افزایش اطلاعات پیرامون ما می باشد.اهمیت فناوری اطلاعات به عنوان ارایه دهندۀ شیوه های مدیریت اطلاعات از اینجا نشأت گرفته است.در یادداشت بعدی به نقش ،اهداف،تأثیرو محور های کاربردی IT می پردازیم.
